Après avoir défini le cap stratégique et la feuille de route associée, installé les pratiques de management participatif et proactif qui vont permettre de piloter à tous les niveaux l’atteinte des résultats visés, et calé les approches qui permettent de monter les ressources en compétences et d’accompagner le changement culturel nécessaire, l’entité est prête à déployer efficacement les projets de la feuille de route elle-même.
Les défis et enjeux
Les approches suivantes vont permettre que le déploiement se fasse dans le même état d’esprit, c’est-à-dire déclinaison des projets A3 en chantiers participatifs, orientés amélioration, avec des méthodes confirmées et des données factuelles, en se focalisant sur la valeur ajoutée dans l’exécution des projets eux-mêmes.
Connecter les chantiers avec les projets stratégiques, les structurer selon les étapes Définir – Mesurer – Analyser – Innover – Contrôler et suivre leur avancement en donnant de la visibilité aux équipes et en résolvant les problématiques.
Organiser les chantiers en mode "percée Kaizen" pour focaliser les ressources et raccourcir les temps d’exécution, avec peu d’investissements : l’enjeu est d’éviter que les projets et chantiers traînent en longueur, activer une créativité essentielle en mobilisant le terrain, obtenir des résultats concrets et visibles rapidement. Ils participent à la dynamique d’amélioration à tous les niveaux et deviennent des jalons structurants du déploiement de la démarche.
Innover et intégrer de nouvelles technologies (briques)
Evaluer les gains, en cohérence avec l’approche initiale d’améliorer la performance financière en réconciliant l’humain avec la finance : une fois que le modèle économique de l’entité a été rendu compréhensible et clarifié en l’associant à la consommation de ressources et de gaspillages, il est possible de connecter les impacts de chaque chantier, pour confirmer leur contribution, s’assurer de leur retour sur investissement et reconnaître le travail des équipes.
Faire le retour d’expérience. Comment se sont passés les projets et chantiers ? Qu’est-ce qui a bien fonctionné ou non et qu’il convient de reproduire ou non sur d’autres initiatives ? Quelles évolutions apporter à la feuille de route stratégique ?...
Revoir périodiquement la maturité de l’organisation : connecter la clôture des chantiers avec le pilotage des processus en mode "normal", dans le cadre des référentiels managériaux et qualité, qu’il faut mettre à jour en conséquence.
Les principes clés
Trois principes clés permettent de penser en mode "transformation" :
- L’activation et l’acceptation de la remise en question permanente (des modes de fonctionnement actuels).
- Le fonctionnement en intelligence collective.
- La recherche du juste nécessaire dans l’utilisation des ressources (temps, budget, surface, matières, infrastructures, expertises, etc).
Pour les entreprises qui cherchent à mettre en œuvre un programme de transformation, le "Kaizen" est néanmoins le mode de pensée fondamental qui permettra de mobiliser ses collaborateurs et faire vivre une démarche dynamique.
C’est le "moteur" de la transformation, traduit communément par principe, voire philosophie, d’Amélioration Continue.
Il couvre à la fois l’acceptation de faire évoluer l’existant par la remise en question, la recherche des solutions d’amélioration elles-mêmes et les modalités de mise en œuvre de cette amélioration, qui ne peuvent être que participatives.
Le Kaizen se décline concrètement en plusieurs variantes :
- Le Kaizen au quotidien : identifier les potentiels d’amélioration et les concrétiser par des actions concrètes, à confirmer par la mesure des résultats obtenus.
- La résolution des problèmes : lorsqu’un écart par rapport à un standard de fonctionnement ou à un objectif a été mesuré.
- Les chantiers "par percée" en mode Kaizen.
Au-delà de la compréhension et de l’acculturation du Kaizen dans l’entreprise, il s’associe à un minimum de méthode pour le rendre concret et pour que la démarche mise en œuvre et l’organisation associée portent leurs fruits (Chantiers DMAIC, 5S, VA/NVA, AIC, MRP, Management visuel, Standards, …).
De même à l’échelle de la démarche d’entreprise, en
- Structurant les retours d’expérience et en actualisant périodiquement la feuille de route stratégique,
- Actualisant et simplifiant les référentiels ISO ou équivalent, au fur et à mesure de la progression des transformations opérationnelles.
Certains outils digitaux permettent de fluidifier et d’enrichir ces méthodes pour une meilleure interactivité, rapidité et pertinence.
Les phases
Au-delà du cadrage initial et de la connexion avec les projets résultant de la déclinaison stratégique, chaque méthode ou thème de travail peut être abordé indépendamment.
En complément des critères de priorité ou d’urgence, il est néanmoins utile de commencer par des chantiers simples et visibles pilotes, de manière à pouvoir valoriser la démarche et donner envie d’y participer.
Les facteurs clés de succès
Réussir la transformation de son organisation selon les principes et méthodes du Kaizen et, surtout, bien vivre les changements associés à tous les niveaux de l’organisation humaine, passe par :
- Un engagement clair de la direction.
- Des objectifs explicites et "justifiés".
- Un investissement en temps non rogné.
- La préparation des chantiers en amont.
- De la rigueur dans le déroulement des chantiers, en suivant un fil conducteur précis, et dans l’utilisation des outils et méthodes Lean.
- L’implication active des collaborateurs de terrain.
- Une communication maximale sur les objectifs, l’avancement des travaux, les actions, les nouveaux standards et les résultats obtenus.
- La standardisation pour caler les nouvelles pratiques.
- Une connaissance des possibilités digitales qui pourront vous aider à améliorer vos résultats. Les solutions technologiques sont nombreuses et en constante création/amélioration. Chez XL, nous les identifions avec nos partenaires issus du monde de l’édition logiciel ou intégrateur pour vous accompagner dans la résolution de vos problèmes.
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